Zarządzenie Nr 1A/2013

Dyrektora Gminnego Klubu Kultury w Karnicach

z dnia 1 stycznia 2013 roku

w sprawie ustalenia Regulaminu Kontroli Zarządczej

 

 

Działając w nawiązaniu do art. 69, usr. 3 Ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zmianami oraz Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie ogłoszenia „Standardów kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. M.F. Nr 15, poz. 84 z dnia 30.12.2009 r.), ustalam Regulamin Kontroli Zarządczej w Gminnym Klubie Kultury w Karnicach, w następującym brzmieniu:

ROZDZIAŁ I

Przepisy ogólne

§ 1.

Regulamin określa:

1. cele i zadania kontroli zarządczej,

2. elementy kontroli zarządczej,

3. zakres kontroli finansowej.

Postanowienia regulaminu mają zastosowanie do wszystkich placówek i komórki organizacyjnej GKK w Karnicach.

§ 2.

1. Ilekroć jest mowa o komórce organizacyjnej - oznacza to:

- księgowość

2. Ilekroć jest mowa o placówkach - oznacza to:

- świetlice wiejskie

ROZDZIAŁ II

Organizacja kontroli zarządczej

§ 3.

Kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy - opracowany w celu dostarczenia racjonalnego zapewnienia co do realizacji celów w następujących obszarach:

1. zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,

2. skuteczności i efektywności działania,

3. wiarygodności sprawozdań,

4. ochrony zasobów,

5. przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,

6. efektywności i skuteczności przepływu informacji,

7. zarządzania ryzykiem.

§ 4.

System kontroli zarządczej w GKK w Karnicach jest to zintegrowany zbiór elementów i czynności kontrolnych obejmujący:

- samokontrolę,

- kontrolę funkcjonalną,

- kontrolę instytucjonalną.

§ 5.

1. Istotą wspólną czynności kontrolnych jest szczegółowe zbadanie stanu faktycznego i porównanie go z obowiązującą dla niego normą oraz ustalenie odchyleń od tej normy.

2. W trakcie czynności kontrolnych ocena badanego stanu faktycznego powinna odbywać się według kryteriów, do których zalicza się:

- poprawność organizacyjną komórki lub stanowiska pracy z punktu widzenia realizowanych celów (kompetencje, sprawność, prawidłowość i efektywność przyjętych rozwiązań organizacyjnych i kierunków działania, a także doboru środków w celu wykonania założonych zadań),

- legalność, czyli zgodność z obowiązującymi przepisami i normami prawnymi,

- gospodarność - ocena kontrolowanych zjawisk, procesów gospodarczych i finansowych z punktu widzenia racjonalności, efektywności i celowości podejmowanych decyzji, a następnie ich realizacji: gospodarowanie aktywami jednostki, które umożliwiają uzyskanie przy najniższych nakładach optymalnych efektów,

- celowość - zapewniająca eliminacje działań niekorzystnych i zbędnych z punktu widzenia interesów jednostki, realizuje się przez sprawdzenie, czy środki finansowe zostały wydatkowane zgodnie z przeznaczeniem określonym w planie finansowym,

- rzetelność - zgodność dokumentacji ze stanem faktycznym.

§ 6.

1. Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy zatrudnieni w GKK w Karnicach bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy.

2. Samokontrola polega na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy przez pracowników w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i obowiązki wynikające z posiadanego zakresu czynności służbowych z uwzględnieniem postanowień niniejszego regulaminu. Samokontrola realizowana jest w ramach powierzonych obowiązków służbowych w toku codziennego wykonywania zadań.

3. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości, pracownik dokonujący samokontroli jest zobowiązany:

- podjąć niezbędne działania zmierzające do usunięcia nieprawidłowości,

- niezwłocznie poinformować przełożonego o ujawnionych nieprawidłowościach.

4. Przełożony, który został poinformowany o ujawnionych nieprawidłowościach, zobowiązany jest niezwłocznie podjąć decyzję w sprawie dalszego toku postępowania w odniesieniu do ujawnionych nieprawidłowości.

§ 7.

Kontrola funkcjonalna wykonywana jest przez pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych.

§ 8.

Kontrola instytucjonalna przeprowadzana jest przez:

- komórkę ds. kontroli Organizatora, tj. Gminę Karnice.

ROZDZIAŁ III

Charakter i rodzaje kontroli zarządczej

§ 9.

Charakter mechanizmów kontrolnych:

- zapobiegawczy - w celu zapobiegania występowania niepożądanych zjawisk,

- wykrywający - w celu wykrycia i skorygowania niepożądanych zjawisk, które już wystąpiły,

- dyrektywny - w celu spowodowania lub pobudzenia wystąpienia pożądanego zjawiska.

§ 10.

Rodzaje kontroli:

- zwrotna - dostarcza informacji na temat zakończonej działalności,

- równoległa - koryguje bieżące procesy,

- wyprzedzająca - przewiduje problemy i im zapobiega.

ROZDZIAŁ IV

System kontroli zarządczej

§ 11.

Kontrola zarządcza składa się z wzajemnie powiązanych elementów:

- środowiska wewnętrznego,

- zarządzania ryzykiem,

- czynności/mechanizmy ochronne,

- monitoring i ocena.

§ 12.

1. Środowisko kontroli - odzwierciedla postawę oraz rzeczywiste działania najwyższego kierownictwa w odniesieniu do znaczenia kontroli w organizacji. Nadaje to ton organizacji oraz wpływa na świadomość personelu. Zapewnia dyscyplinę i strukturę umożliwiającą realizację podstawowych celów kontroli wewnętrznej.

2. Kierownik jednostki oraz pracownicy, wykonując powierzone im zadania i obowiązki, kierują się osobistą i zawodową uczciwością. Kierownik jednostki poprzez przykład i codzienne decyzje wspiera i promuje przyjęte wartości etyczne oraz osobistą i zawodową uczciwość pracowników.

3. Pracownicy posiadają taki poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenia, który pozwala im na skuteczne i efektywne wypełnianie powierzonych zadań i obowiązków, a także rozumieć znaczenie systemu kontroli zarządczej.

4. Proces zatrudniania prowadzony jest w taki sposób, który zapewnia wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy.

5. Dyrektor jednostki zapewnia rozwijanie kompetencji zawodowych przez pracowników jednostki.

6. Zakres działań, uprawnień i odpowiedzialności placówek i komórki organizacyjnej oraz zakres sprawozdawczości jest określony w formie pisemnej w sposób przejrzysty i spójny.

7. Każdemu pracownikowi został przedstawiony na piśmie zakres jego obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności.

§ 13.

1. Zarządzanie ryzykiem opiera się na zestawie wzajemnie uzupełniających się celów, o których mowa w § 3 niniejszego zarządzenia, połączonych ze sobą na wszystkich szczeblach jednostki. Obejmuje rozpoznanie i analizę zewnętrznych i wewnętrznych ryzyk zagrażających realizacji celów na szczeblu danej działalności, jak i całej jednostki. W celu identyfikacji oraz analizy ryzyka stosowane są zasady zawarte w Zarządzeniu nr 1B z dnia 01 stycznia 2013 roku Dyrektora GKK w Karnicach w sprawie zarządzania ryzykiem.

2. Kierownictwo oraz pracownicy zatrudnieni na stanowiskach funkcyjnych systematycznie, nie rzadziej niż raz w roku, dokonują identyfikacji zewnętrznego i wewnętrznego ryzyka związanego z poszczególnymi celami i zadaniami GKK w Karnicach.

3. Zidentyfikowane ryzyka poddawane są analizie mającej na celu określenie możliwości i skutków prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka.

4. Wobec zidentyfikowanego ryzyka określa się rodzaj możliwych reakcji (tolerowanie, wycofanie się, działanie). Dyrektor oraz upoważnieni pracownicy określają działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowanego poziomu.

§ 14.

1. Czynności kontrolne - zasady i procedury, przy pomocy których zapewnia się realizację wytycznych kierownictwa w odpowiedzi na ryzyko zagrażające realizacji celów.

2. Skuteczne mechanizmy kontrolne powinny być:

- na czas - wykrycie powinno pozwolić na wczesną korektę odchyleń,

- oszczędne - kontrole powinny dawać racjonalne zapewnienie osiągnięcia oczekiwanych wyników z uwzględnieniem analizy

kosztów - korzyści,

- elastyczne - kontrole powinny uwzględniać zmiany operacyjne,

- odpowiednie - muszą rzetelnie odzwierciedlać wydarzenia, do pomiaru których zostały zaprojektowane,

- spójne z odpowiedzialnością - ustanawiają odpowiedzialność za wyniki

- zdolne identyfikować przyczyny - korekta jest bardziej prawdopodobna, jeśli została zaplanowana jako odpowiedź na znane potencjalne przyczyny.

§ 15.

1. Informacja i komunikacja - należy zidentyfikować, zebrać i przekazać istotne zewnętrzne i wewnętrzne informacje w odpowiednim czasie i we właściwy sposób.

2. System informacyjny może być formalny lub nieformalny. Wykorzystuje on informacje wewnętrzne i zewnętrzne w celu generowania sprawozdań finansowych i operacyjnych.

3. Informacja powinna być odpowiednia, na czas, dokładna i dostępna.

4. Przekazywanie informacji w GKK w Karnicach umożliwia wykonywanie obowiązków związanych ze sprawozdawczością finansową i operacjami.

§ 16.

1. Monitoring jest to proces oceny jakości działania systemu w określonym czasie.

2. Dyrektor w ramach wykonywania bieżących obowiązków monitoruje skuteczność kontroli zarządczej i jego poszczególnych elementów.

3. Do bieżącej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej zobowiązani także pozostali pracownicy a zidentyfikowane problemy są na bieżąco rozwiązywane.

4. Co najmniej raz w roku przeprowadzana jest samoocena systemu kontroli zarządczej. Samoocena dokonywana jest poprzez badanie ankietowe, wg wzoru określonego w załączniku nr 1. Wyniki samooceny powinny być udokumentowane.

§ 17.

Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej

1. Dyrektor GKK w Karnicach na podstawie m.in. samooceny kontroli zarządczej, podpisuje oświadczenie o stanie kontroli zarządczej.

2. Wzór oświadczenia o stanie kontroli zarządczej stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.

3. Oświadczenie może zostać podpisane z jednoczesnym wskazaniem obszarów działalności, do których Dyrektor ma zastrzeżenia. W takim przypadku, zastrzeżenia należy wskazać wraz z opisem planowanych lub podjętych działań zmierzających do zniwelowania ryzyk lub słabości systemu.

4. Dyrektor GKK w Karnicach podpisuje oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni w zakresie kierowanej przez niego jednostki w nieprzekraczalnym terminie do 15 stycznia każdego roku.

ROZDZIAŁ V

Kontrola finansowa

§ 18.

Kontrola finansowa, jako część systemu kontroli zarządczej obejmuje:

1. zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzenia wstępnej oceny celowości dokonywania wydatków,

2. prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur kontroli, o których mowa w pkt. 1 § 18 .

§ 19.

Merytoryczne kwestie z zakresu gospodarki finansowej w formie procedur są uregulowane odrębnymi przepisami wewnętrznymi.

ROZDZIAŁ VI

§ 20.

Wszyscy pracownicy winni zapoznać się z treścią zarządzenia i bezwzględnie przestrzegać zawartych w niej postanowień.

§ 21.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

 

Dyrektor

Gminnego Klubu Kultury

Ewa Trębicka

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załączniki do pobrania

Lp.	Plik	Data dodania	Liczba pobrań
1	zał. nr 1.pdf (PDF, 216.66Kb)	2020-05-04 11:42:33	310 razy
2	zał. nr 2.pdf (PDF, 377.40Kb)	2020-05-04 11:42:33	318 razy

Metadane - wyciąg z rejestru zmian

Akcja	Osoba	Data
Dodanie dokumentu:	Dagmara Kozaczek	04-05-2020 11:10:25
Osoba, która wytworzyła informację lub odpowiada za treść informacji:	Dagmara Kozaczek	01-01-2013
Ostatnia aktualizacja:	Dagmara Kozaczek	04-05-2020 11:42:33